La gestione della formazione sulla sicurezza sul lavoro è una delle attività più delicate e impegnative per aziende, RSPP e consulenti HSE. Non solo perché si tratta di un obbligo normativo previsto dal D.Lgs. 81/08, ma perché la corretta organizzazione della formazione può fare davvero la differenza tra un ambiente di lavoro sicuro e uno a rischio.

Tuttavia, chi si occupa quotidianamente di questi adempimenti lo sa bene: gestire manualmente i corsi, le scadenze, gli attestati e le comunicazioni con i lavoratori è un lavoro che assorbe tempo, energie e attenzione.

Ed è proprio qui che entra in gioco la digitalizzazione. I software HSE – progettati per automatizzare e semplificare la gestione della sicurezza – stanno diventando uno strumento essenziale per chi vuole risparmiare tempo, evitare errori e migliorare l’efficienza del proprio lavoro.

Ma quanto tempo si può davvero risparmiare? E in che modo questi strumenti cambiano il modo di lavorare?

Le attività più dispendiose nella gestione della formazione

Nel ciclo di vita di un corso di formazione obbligatoria, ci sono almeno 5 attività che si ripetono continuamente e che, se fatte a mano, diventano veri “mangiatempo”:

Attività Tempo stimato manualmente Tempo con software HSE
Pianificazione corsi 2-3 ore a settimana 15 minuti
Invio inviti e promemoria 1-2 ore per sessione Automatico
Raccolta firme e presenze 1 ora per corso Digitale e integrata
Creazione e gestione attestati 1-2 ore per corso Generazione automatica
Monitoraggio scadenze formative 1 ora a settimana Notifiche automatiche

Sommando questi tempi, parliamo facilmente di 8–10 ore settimanali risparmiate: oltre 40 ore al mese, cioè l’equivalente di una settimana lavorativa.

Perché automatizzare fa davvero la differenza

Molte aziende usano ancora Excel, calendari condivisi o promemoria cartacei per tenere traccia della formazione. Ma questa gestione, seppur familiare, è spesso inefficiente:

  • È facile dimenticare una scadenza, con conseguenze anche gravi in caso di controlli.
  • Gli attestati vengono creati manualmente, uno per uno, con rischio di errori.
  • La pianificazione è disordinata, soprattutto se si gestiscono più sedi, reparti o clienti.
  • Ogni operazione richiede un controllo continuo: incrociare i dati, aggiornare i registri, archiviare i documenti.

Un software HSE elimina queste difficoltà grazie a un flusso automatizzato, che accompagna il responsabile in ogni fase del processo: dalla pianificazione alla generazione degli attestati, fino all’archiviazione digitale.

 

 I vantaggi pratici di un software per la formazione HSE

Un buon software gestionale HSE ti permette di:

  • Creare corsi in modo guidato e rapido
  • Invitare automaticamente i lavoratori o i clienti al corso, con email preimpostate
  • Ricevere notifiche automatiche 30 giorni prima della scadenza dei corsi
  • Gestire tutte le aziende o clienti da un’unica piattaforma
  • Archiviare attestati e documentazione in modo ordinato e sicuro
  • Accedere ovunque, anche da smartphone, grazie alla gestione in cloud

Questi vantaggi diventano ancora più evidenti quando si lavora con gruppi numerosi di lavoratori, aziende con turnover elevato, o quando si offrono servizi di consulenza esterna HSE.

Un software che ti consigliamo nel settore della sicurezza sul lavoro è SAFETYDESK, sviluppato da KAISOFT e attivo da oltre sei anni. Progettato per semplificare la gestione della formazione e delle scadenze, è pensato principalmente per consulenti esterni.

Con SAFETYDESK puoi:

  • Tenere sotto controllo tutte le scadenze formative con avvisi via email
  • Organizzare corsi in pochi clic, invitare i partecipanti e ricevere conferme
  • Generare attestati automatici, eliminando la compilazione manuale
  • Gestire clienti e aziende diverse, anche contemporaneamente
  • Avere uno storico formativo sempre aggiornato

In pratica, il software diventa un assistente digitale che ti fa risparmiare tempo ogni giorno, migliora l’organizzazione e riduce al minimo il rischio di errori.

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