Come scegliere il miglior software per gestire la formazione sulla sicurezza sul lavoro

Nel mondo della sicurezza aziendale, la formazione non è solo un obbligo normativo: è una delle principali garanzie per prevenire incidenti, tutelare i lavoratori e assicurare il rispetto delle leggi. Ma gestire tutto manualmente – tra fogli Excel, promemoria cartacei e attestati da firmare – può diventare una corsa a ostacoli.

Per fortuna, oggi esistono software pensati proprio per semplificare e automatizzare la gestione della formazione sulla sicurezza. Ma con così tante opzioni sul mercato, come scegliere quello giusto per la tua azienda o il tuo studio di consulenza?

Ecco i 6 fattori chiave da valutare prima di decidere.

1. Funzionalità davvero utili

Il software deve coprire tutte le esigenze fondamentali della formazione HSE:

• Gestione del piano formativo per ogni dipendente
• Monitoraggio delle scadenze (formazione obbligatoria, aggiornamenti, rinnovi)
• Organizzazione dei corsi (in aula, online, blended)
• Invio di inviti automatici ai partecipanti
• Generazione e archiviazione automatica degli attestati

Evita soluzioni troppo generiche o, al contrario, troppo complesse: la semplicità d’uso è un valore.

2. Scadenzario e notifiche automatiche

Uno degli aspetti più critici è non dimenticare nulla. Il software ideale deve includere un sistema di notifiche automatiche via email che ti avvisi con largo anticipo (es. 30 giorni prima) sulle scadenze importanti.

Un buon scadenzario ti permette di filtrare per azienda, reparto o dipendente e di avere sempre la situazione sotto controllo.

3. Archivio digitale centralizzato

Attestati, registri, presenze, piani formativi: tutto dev’essere archiviato digitalmente e facilmente consultabile. Il software ideale ti consente di:

• creare dossier per singolo lavoratore
• esportare rapidamente report o documentazione per audit o ispezioni
• accedere ovunque grazie a un sistema cloud-based

Questo riduce drasticamente il tempo speso a cercare file, soprattutto in ambienti multi-azienda o con molti clienti.

4. Conformità normativa

Il software deve aiutarti a rispettare la normativa vigente (D.Lgs. 81/08 e Accordi Stato-Regioni), segnalando:

• corsi obbligatori per mansione
• periodicità degli aggiornamenti
• categorie di rischio da coprire

Una piattaforma davvero utile è più di un archivio: è un assistente digitale che ti aiuta a non sbagliare.

5. Facilità d’uso e assistenza

Non serve avere il gestionale più potente del mondo se nessuno riesce a usarlo. Cerca una soluzione:

• con interfaccia semplice e intuitiva
• che richieda poca formazione iniziale
• con assistenza tecnica rapida e competente

In fase di scelta, chiedi una demo e verifica che l’utilizzo quotidiano sia davvero pratico.

6. Adatto alla tua realtà

Se sei un’azienda, avrai bisogno di una gestione interna focalizzata sul personale.

Se sei un consulente HSE o un RSPP esterno, invece, ti serve uno strumento che possa gestire più aziende e clienti contemporaneamente, magari con accessi separati e personalizzabili.

Assicurati che il software scelto sia flessibile abbastanza per adattarsi al tuo modo di lavorare.

Il nostro consiglio? Scegli uno strumento progettato da chi vive la sicurezza ogni giorno

Un esempio concreto? SAFETYDESK, il software sviluppato da KAISOFT, nasce proprio da anni di esperienza nel settore HSE.

Con SAFETYDESK puoi:

• Tenere sotto controllo tutte le scadenze
• Organizzare corsi e inviare inviti automatici
• Generare e archiviare attestati in automatico
• Lavorare per aziende, clienti e cantieri da un’unica piattaforma

In più, ti avvisa via email 30 giorni prima di ogni scadenza. Una garanzia in più per evitare dimenticanze e lavorare con serenità.